「ワープロ」文書と「手書き」文書、最も気をつけるべきこととはなに?


「ビジネス文書」はある程度フォーマットが決まっています。

したがって、「手書き」よりも文書の内容をその都度差し替えられる「ワープロ」で作成する方が効率的です。

しかし、「ワープロ」への過信は禁物です。

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「ワープロ」文書で最も気をつけるべきこととは?

「削除」、「挿入」を繰り返しているうちに、とんでもない作業ミスを招く場合があります。

漢字の変換ミスもつきもので、疑問を持ったら面倒でも辞書を引いて確かめてから打ち込む方が安全です。

また、相手の名称を2行にわたって書くのは「名折れる」といって忌み嫌われます。

同様に、相手を尊敬する表現である「貴社」や「御健勝」などの「貴」や「御」が行の最後に来ないように字配りにも注意が必要です。

これらの注意点を念頭において、文書を作成し終わったら必ず読み返して作成ミスがないかしっかりと確認したいものです。

ディスプレイ画面では誤りに気づかなかったのに、いざ印刷してみると誤りに気づくことも多いので、やはり印刷して確認する方が良いようです。

作成したワープロ文書が間違いだらけでうんざりした様子のイラスト画像

「手書き」とすべき文書と気をつけるべきこととは?

一方、「礼状」や「紹介状」のような改まった文書には、書き手の気持ちが込められた「手書き」の方が望ましいです。

筆記用具としては、ボールペンはややカジュアルな印象を与えますので、ペンか万年筆がベストです。

ほんの2、3行だからといって鉛筆書きはマナー違反です。

「礼状」や「紹介状」のような改まった文書にはボールペンや鉛筆ではなく万年筆を使うべきとするイラスト画像

正式な文書には筆記用具もそれなりに気を使うべきです。

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